Piano di Controllo Nazionale Pluriennale 2023-2027

Gli audit sono un esame sistematico e indipendente per accertare se determinate attività e i risultati di tali attività sono conformi alle disposizioni previste e se tali disposizioni sono applicate efficacemente e sono idonee a conseguire gli obiettivi”.
L’obiettivo del sistema di audit interno dell’ICQRF consiste nel verificare se i controlli ufficiali in materia di alimenti e mangimi sono eseguiti in modo efficace e se sono idonei a conseguire gli obiettivi stabiliti dalla normativa di riferimento dell’Unione europea e nazionale.
A tal fine l’audit si svolge su tutte le attività istituzionali di controllo dell’ICQRF nel settore agroalimentare, compresa l’attività di programmazione e pianificazione svolta dall’Amministrazione centrale.
Pertanto, gli audit interni sono eseguiti nei confronti delle seguenti Unità organizzative:

• Ufficio PREF I, per quanto riguarda l’attività di programmazione annuale dei controlli e di pianificazione con riferimento alle procedure per l’espletamento dei controlli ufficiali;
• Uffici territoriali ICQRF, per quanto riguarda l’attività di controllo espletata in tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione dei prodotti agroalimentari.

La programmazione dell’attività di audit interno assicura che tutte le Unità organizzative siano verificate almeno una volta nell’arco di 5 anni.
Il Gruppo di audit è costituito da dirigenti e funzionari, questi ultimi preferibilmente qualificati a seguito della frequenza di corsi di formazione per Auditor/Responsabili gruppo di audit di sistemi di gestione per la qualità.
Gli audit sono condotti mediante:

• le interviste al personale delle Unità organizzative;
• l’esame documentale;
• l’esame e la valutazione dei dati presenti nel sistema informativo ICQRF;
• lo svolgimento di verifiche in loco, sia presso gli uffici oggetto di audit sia presso gli operatori economici oggetto del controllo ufficiale.

In caso di rilevazione di non conformità con conseguente emissione di raccomandazioni, all’ufficio oggetto di audit è richiesta, contestualmente all’invio della bozza di rapporto, la formulazione di un piano di intervento contenente le misure correttive e/o preventive per la risoluzione delle criticità rilevate, con i relativi tempi di attuazione.
Possono essere effettuate verifiche di follow-up per verificare l’efficacia delle misure adottate.
In base alla tipologia, diffusione o gravità dei rilievi, talune misure dirette alla risoluzione delle non conformità possono essere destinate a più Uffici territoriali per ottenere il miglioramento delle competenze e della professionalità del personale interessato ai controlli (incontri formativi, linee guida, diramazione di disposizioni di carattere generale).
I risultati del processo di audit sono oggetto di monitoraggio quadrimestrale ed eventuale riesame da parte del gruppo di audit interno dell’ICQRF, in apposite riunioni di coordinamento.
Il Nucleo di Valutazione permanente del PCNP assicura l’esame indipendente dei risultati degli audit interni dell’ICQRF.
La trasparenza del processo di audit è garantita su tutto il processo mediante l’adozione di pratiche di diffusione, pubblicazione ed informazione

Introduzione
Per le certificazioni di qualità, siano esse regolamentate o volontarie, il modello adottato è quello della certificazione a titolo oneroso a opera di organismi terzi accreditati, soggetti al controllo di un’autorità pubblica. L’accreditamento degli organismi di certificazione è affidato ad un “unico organismo autorizzato dallo Stato” (per l’Italia: Accredia) e la vigilanza sulla loro attività è affidata all’Ispettorato centrale per il controllo della qualità dei prodotti agroalimentari ICQRF del Ministero dell’agricoltura, della sovranità alimentare e delle foreste.
Le funzioni di vigilanza discendono dall’esercizio di un potere di “delega” a un organismo privato delle attività di verifica dei requisiti sanciti dai regolamenti comunitari o dai disciplinari di produzione, altrimenti di esclusiva spettanza statale, attraverso un provvedimento di autorizzazione.

Obiettivi
L’obiettivo dell’attività di vigilanza è quello di verificare che gli organismi di controllo e certificazione abbaiano e mantengano i requisiti organizzativi, gestionali e amministrativi previsti per il rilascio dell’autorizzazione.
In particolare, è verificato che l’organismo:

• dispone di un numero sufficiente di personale adeguatamente qualificato ed esperto;
• svolge i compiti delegati con imparzialità e libero da qualsiasi conflitto di interessi;
• non attua alcun tipo di discriminazione per l’accesso al sistema degli operatori;
• ottempera alle disposizioni che gli sono state impartite al momento dell’autorizzazione e successivamente alla stessa.

Inoltre, attraverso l’attività di vigilanza è verificato che non sussistano carenze da parte dell’organismo di controllo e certificazione nell’espletamento dei compiti delegati e che per la risoluzione di tali carenze, ove rilevate, lo stesso abbia adottato correttivi appropriati e tempestivi.

Competenza e coordinamento
Le funzioni statali di vigilanza sull’attività di controllo degli organismi di controllo è certificazione. sono affidate all’ICQRF dalla legge 27 dicembre 2006, n. 296.
Anche le Regioni e Province autonome hanno competenza in materia di vigilanza. Il coordinamento delle diverse autorità si realizza nel Comitato Nazionale di Vigilanza (Decreto ministeriale 3 febbraio 2023) che ha compiti di programmazione e monitoraggio dell’attività, e compiti di indirizzo e coordinamento delle autorità competenti.

Modalità operative
La vigilanza è svolta secondo procedure documentate (Linee guida, Procedure, Check list, Modulistica) e con l’utilizzo di diverse tecniche di audit.
Salvo eccezioni, la programmazione dell’attività di vigilanza a carico degli organismi di certificazione è realizzata sulla base di una rotazione triennale o annuale a seconda dell’ambito regolamentato.
L’attività di vigilanza si articola in diverse attività che prevedono:

• Un Office Audit presso la sede dell’organismo di controllo
• i Review Audit e Witness Audit presso un campione rappresentativo di operatori

Il sistema nazionale di vigilanza è supportato da un sistema informativo centrale - Banca dati vigilanza (BDV) che:

• raccoglie tutte le informazioni relative all’attività di vigilanza da parte delle autorità preposte (ICQRF – Regioni)
• raccoglie tutte le informazioni dell’attività di controllo svolta dagli organismi di controllo a carico degli operatori
• contiene l’elenco degli operatori inseriti nel sistema di certificazione.

Attraverso il sistema informativo BDV è realizzata anche la rendicontazione e la verifica dei risultati.

In allegato si riportano i riferimenti normativi.