PIANO DI CONTROLLO NAZIONALE PLURIENNALE 2020-2022

Audit interni dell’ICQRF
Gli audit sono un esame sistematico e indipendente per accertare se determinate attività e i risultati di tali attività sono conformi alle disposizioni previste e se tali disposizioni sono applicate efficacemente e sono idonee a conseguire gli obiettivi”;

L’obiettivo del sistema di audit interno dell’ICQRF consiste nel verificare se i controlli ufficiali in materia di alimenti e mangimi sono eseguiti in modo efficace e se sono idonei a conseguire gli obiettivi stabiliti dalla normativa di riferimento dell’Unione europea e nazionale.

A tal fine l’audit si svolge su tutte le attività istituzionali di controllo dell’ICQRF nel settore agroalimentare, compresa l’attività di programmazione e pianificazione svolta dall’Amministrazione centrale.

Pertanto, gli audit interni sono eseguiti nei confronti delle seguenti Unità organizzative:

• Ufficio PREF I, per quanto riguarda l’attività di programmazione annuale dei controlli e di pianificazione con riferimento alle procedure per l’espletamento dei controlli ufficiali;
• Uffici territoriali ICQRF, per quanto riguarda l’attività di controllo espletata in tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione dei prodotti agroalimentari.

La programmazione dell’attività di audit interno assicura che tutte le Unità organizzative siano verificate almeno una volta nell’arco di 5 anni.

Il Gruppo di audit è costituito da dirigenti e funzionari, questi ultimi preferibilmente qualificati a seguito della frequenza di corsi di formazione per Auditor/Responsabili gruppo di audit di sistemi di gestione per la qualità.

Gli audit sono condotti mediante:

• le interviste al personale delle Unità organizzative;
• l’esame documentale;
• l’esame e la valutazione dei dati presenti nel sistema informativo ICQRF;
• lo svolgimento di verifiche in loco, sia presso gli uffici oggetto di audit sia presso gli operatori economici oggetto del controllo ufficiale.

In caso di rilevazione di non conformità con conseguente emissione di raccomandazioni, all’ufficio oggetto di audit è richiesta, contestualmente all’invio della bozza di rapporto, la formulazione di un piano di intervento contenente le misure correttive e/o preventive per la risoluzione delle criticità rilevate, con i relativi tempi di attuazione.

Possono essere effettuate verifiche di follow-up per verificare l’efficacia delle misure adottate.

In base alla tipologia, diffusione o gravità dei rilievi, talune misure dirette alla risoluzione delle non conformità possono essere destinate a più Uffici territoriali per ottenere il miglioramento delle competenze e della professionalità del personale interessato ai controlli (incontri formativi, linee guida, diramazione di disposizioni di carattere generale).

I risultati del processo di audit sono oggetto di monitoraggio quadrimestrale ed eventuale riesame da parte del gruppo di audit interno dell’ICQRF, in apposite riunioni di coordinamento

Il Nucleo di Valutazione permanente del PNI assicura l’esame indipendente dei risultati degli audit interni dell’ICQRF.

La trasparenza del processo di audit è garantita su tutto il processo mediante l’adozione di pratiche di diffusione, pubblicazione ed informazione.

Audit (Vigilanza) sugli Organismi di controllo

L’ICQRF, ai sensi dell’articolo 1, comma 1047, Legge 27 dicembre 2006, n. 296 esercita le funzioni statali di vigilanza sull’operato degli OdC.

Attraverso la vigilanza viene verificato il possesso e il mantenimento, da parte delle Strutture di controllo, dei requisiti organizzativi, gestionali e amministrativi previsti per il loro riconoscimento e autorizzazione a operare.

Ovvero, attraverso l’attività di  vigilanza è verificato che non sussistano carenze da parte dell’OdC nell’espletamento dei compiti delegati e che per la risoluzione di tali carenze, ove rilevate, lo stesso abbia adottato correttivi appropriati e tempestivi.

In particolare è verificato che l’organismo:

1. continua a disporre di un numero sufficiente di personale adeguatamente qualificato ed esperto;
2. svolge i compiti delegati con imparzialità e libero da qualsiasi conflitto di interessi;
3. non attua alcun tipo di discriminazione per l’accesso al sistema degli operatori;
4. ottempera alle disposizioni che gli sono state impartite al momento dell’autorizzazione e successivamente alla stessa.

Gli audit vengono effettuati presso la sede della struttura di controllo e presso un campione di operatori da questa controllati e sono svolti durante tutto l’arco dell’anno anche in funzione dell’eventuale periodo di ottenimento delle produzioni.

La vigilanza si esplica attraverso un controllo documentale per la verifica del rispetto delle disposizioni impartite dall’AC, del mantenimento dei requisiti valutati al momento del riconoscimento e l’operatività delle strutture di controllo.

La categorizzazione degli eventuali rischi tiene conto dell’attività pregressa e della verifica dell’attività svolta dalle strutture di controllo sulla base delle non conformità riscontrate a carico delle stesse e sulla base di situazioni congiunturali.

La rendicontazione e verifica dei risultati è svolta sulla base di relazioni finali dell’attività svolta .

Il Decreto Ministeriale del 16 febbraio 2012 ha istituito il Comitato nazionale di vigilanza che ha, tra l’altro, lo scopo di assicurare il coordinamento e la cooperazione tra le Autorità competenti (Regioni e Province autonome e l'ICQRF).

Al Comitato Nazionale di Vigilanza, costituito in data 8 gennaio 2013, è demandato il compito di programmare, indirizzare, coordinare e monitorare l’attività di vigilanza.

Il coordinamento si basa essenzialmente sulla condivisione di un programma annuale di vigilanza e la definizione di procedure comuni d’intervento.

In forza del principio di sussidiarietà l'ICQRF può intervenire ogni qualvolta la Regione non assolve alle proprie funzioni relative all'attività di vigilanza.

L'ICQRF e le Regioni, per lo specifico territorio di competenza, stipulano tra loro accordi bilaterali a valere per la pianificazione operativa dell'attività di vigilanza.

In allegato i riferimenti normativi